Elegir entre los mejores softwares de productividad no es tarea fácil; no solo porque actualmente haya buenas opciones en el mercado compitiendo entre ellas, sino porque dar con la mejor suite productiva en la nube depende más de las necesidades de tu empresa que de las características del producto.
Así pues, si has estado considerando las opciones Microsoft 365 o Google Workspace (anteriormente G Suite) y no sabes por cuál decidirte, lo primero que debes hacer es analizar los requerimientos de tu organización. Si bien es cierto que Microsoft 365 lleva años considerándose líder en cuanto a plataformas de productividad, Google Workspace se ha convertido en una alternativa muy atractiva para ciertos sectores, como puede ser el de la educación. A continuación, desde Algoritmia, te ayudamos a entender mejor las funcionalidades y posibilidades de ambos softwares para que puedas decantarte por la opción más adecuada:
Gestión de la seguridad empresarial
Si hay un sector en el que Microsoft 365 sigue llevando la delantera, ese es el de los negocios. Pero ¿por qué resulta tan difícil competir con Microsoft a nivel empresarial? La seguridad sigue siendo la principal razón, ya que el gigante tecnológico cuenta con características como:
- Identity Access Management. Este pilar para la seguridad empresarial gestiona controles de autorización en los servicios en la nube basándose en una sólida autenticación. Al administrar todas las identidades y el acceso a todas las aplicaciones desde una ubicación central, el Identity Access Management resulta la experiencia de inicio de sesión más rápida y eficaz, diseñada para mantener la productividad de los usuarios y reducir al máximo el tiempo de administración de contraseñas.
- Information Protection. Ayuda a clasificar y proteger información confidencial donde esta resida o hacia donde se transfiera. Mientras que plataformas como Google Workspace ofrecen protección solo para su nube, esta funcionalidad de Microsoft permite proteger y monitorear la información confidencial y asegurarla donde quiera que vaya.
- Threat Protection. Solución integrada de respuesta y detección de amenazas entre dominios. Proporciona a las organizaciones capacidades para prevenir, detectar e investigar amenazas, así como remediar sofisticados ataques de virus dentro de los entornos de Microsoft 365. En este sentido, soluciones como G Suite solo proporcionan protección contra amenazas de correo electrónico y G Suite, requiriendo aplicaciones de terceros para extender dicha protección.
Por otro lado, hace poco que Microsoft anunciaba su decisión de impulsar la estrategia Zero Trust; esta representa la solución más eficaz para adaptarse al cambio fundamental en el panorama de la ciberseguridad.
Almacenamiento y uso compartido de archivos en la nube
La importancia del cloud no termina en la capacidad de acceder a información en cualquier momento y desde cualquier dispositivo; con el panorama actual se ha extendido la necesidad de que todo tipo de archivos puedan ser compartidos por todos los miembros de una organización cómodamente.
En este sentido, Microsoft 365 ofrece distintos planes, pero incluso el más básico cuenta con un 1TB de almacenamiento en la nube. Su competidor más directo, por otro lado, no pasa de los 30 GB. No obstante, cabe mencionar que en ambos casos existen configuraciones para hacerlo ilimitado, por lo que una vez más será esencial considerar las características y necesidades de tu propia empresa.
Aplicaciones empresariales
Ambas opciones cuentan con grandes aplicaciones para editar y crear archivos desde la nube. Las clásicas Hojas de cálculo, Documentos, Calendar, Meet, Hangouts, etc. por parte de Google Workspace, y Excel, PowerPoint, OneDrive, Power BI, SharePoint, etc. en cuanto a Microsoft.
En pleno marco postpandemia, si Microsoft 365 sigue considerándose la opción con las aplicaciones empresariales más potentes es, específicamente, por herramientas como Teams. El uso de Microsoft Teams ha crecido más de un 50% en los últimos meses, llegando a superar los 115 millones de usuarios activos al día. Es por ello que, un año más, Gartner ha nombrado a Microsoft 365 líder en cuanto a herramientas de colaboración.
Correo electrónico profesional
La gran diferencia entre ambos correos es que mientras que Microsoft 365 Outlook for Business permite crear hasta 400 alias de correo electrónico para cada usuario (sin licencias o cargos adicionales), el correo de Google Workspace solo llega a 30 por usuario. Dicho esto, el resto de las funcionalidades son prácticamente idénticas en ambas opciones, por lo que no resulta una de las características más determinantes a la hora de elegir.
Precios
Hablar de comparativa de precios entre ambas opciones resulta complicado; pues además de tener en cuenta los diferentes planes que ofrece cada alternativa, cabe considerar la relación calidad-precio de cada herramienta. Los costes de los planes de Google Workspace son bastante sencillos y básicos:
No obstante, las opciones de precios para Microsoft 365 son considerablemente más complicadas. ¿A qué se debe tanta variedad entre los diferentes planes? Una de las grandes ventajas de Microsoft 365, es que deja espacio para una mayor flexibilidad. Así pues, dependiendo de lo que necesite tu organización, podrás adaptar tu suscripción para pagar solo por aquello que realmente necesites. Centrándonos en la opción para empresas, en Microsoft 365 destaca una excelente relación calidad-precio.
Conclusiones
Como hemos podido comprobar, ambas opciones están muy enfocadas a la nueva forma de trabajo remoto al que se han tenido que adaptar las empresas. En este sentido, tanto Microsoft como Google ofrecen grandes beneficios, y decantarse por una o por otra suite de productividad, como hemos mencionado al principio, dependerá específicamente de las necesidades de tu empresa. ¿A qué conclusiones podemos llegar tras el análisis de algunas de las funcionalidades de ambas opciones?
- Si bien Google Workspace es la opción más sencilla e intuitiva, adecuada especialmente para empresas pequeñas o con poco alcance, Microsoft 365, con sus complejidades, es sin duda la opción más completa para las medianas y grandes compañías.
- Una de las ventajas a destacar de Microsoft 365 es que sus planes vienen con versiones de escritorio de las aplicaciones de Microsoft Office. Este detalle hace del producto en general una opción más adecuada para compañías que quieran gestionar, cambiar o guardar documentos de Office sin dificultades y con un mejor flujo entre departamentos.
- Si Microsoft 365 se considera una mejor opción para las grandes y medianas empresas es también porque sus aplicaciones se consideran más feature-rich (enriquecidas) que las de Google Workspace. No obstante, una empresa que no necesite estas Apps podrá prescindir de dicho coste.
- En este último año, ha cobrado especial importancia también el numero de participantes que pueden formar parte de una conferencia, así como las funcionalidades de gestión de llamadas. En este sentido, Microsoft 365 con su herramienta de Teams resulta ser la opción más rica.