Son muchos los gestores que, durante el año, tienen problemas y dudas a la hora de estimar la facturación en base a los datos reales del año en curso. Por ello, desde Algoritmia hemos desarrollado un modelo pensado para que aprendas a realizar una predicción de facturación de cierre de año ajustada a objetivos planificados y al comportamiento real de las ventas.
Con Power BI o Excel es sencillo disponer de una aproximación en base a datos reales de cómo finalizarán los resultados del año, teniendo en cuenta tanto los objetivos mensuales como el comportamiento real del ejercicio transcurrido. Desde el departamento de Business Intelligence de Algoritmia nos comparten este paso a paso para la sección Tips & Tricks; un truco ideal para ampliar tu cartera de recursos a la hora de obtener información clave de negocio y facilitar la correcta toma de decisiones. Veamos un ejemplo con algunas ventas del día 15 de septiembre antes de analizar cada paso de este proceso:
Modelo de estimación: paso a paso
A partir de los datos de venta del ejercicio en curso y los objetivos anuales podemos construir un modelo que estime la facturación final, aunque falten varios meses. Los pasos a seguir son:
1. Disponer de las ventas por meses
2. Disponer de los objetivos por meses. Si sólo tenemos un objetivo total, podemos crear una periodificación según los porcentajes mensuales del año anterior (LY: Last Year)
3. Crea una tabla con las siguientes medidas:
4. Calcular el Acumulado mensual de Ventas (línea azul en la gráfica). Al llegar al día de hoy, no hay más ventas y la línea se vuelve plana.
5. Calcular el Acumulado mensual de Objetivos (línea naranja en la gráfica).
Hasta aquí podremos contrastar si existen diferencias y cómo están evolucionando las ventas. Esta es la gráfica que aparece en muchos informes, sin embargo, solo nos aporta opiniones. Para ir un paso más allá y poder basar nuestras decisiones en datos útiles y reales debemos continuar con los siguientes pasos:
6. Calcular el Objetivo Pendiente de los meses que todavía no han transcurrido, así como de los días que faltan en el mes actual. Después, creamos la medida de Acumulado Ventas + Objetivo Pendiente. (línea puntos naranja en la gráfica). Vemos que aparece como una continuidad de las ventas reales con la proyección prevista para nuestros objetivos. Con esta medida hemos conseguido añadir la pendiente de la línea Objetivos a la de Venta real para lograr una primera aproximación al resultado de cierre. Sin embargo, este resultado arrastra un error al incorporar los valores de objetivo establecidos hace un año.
7. Por lo tanto, para finalizar tenemos que ajustar la pendiente de objetivos por el porcentaje de variación entre el real de Ventas y el Objetivo durante el año que ya ha transcurrido. Se trata de un ajuste positivo si las ventas se mantienen por encima del objetivo y negativo si han sido inferiores.
Definimos la medida Acumulado Venta + Ajuste de Objetivos Pendientes (línea puntos azul en la gráfica) y presentamos el valor esperado al final de cada mes y del ejercicio.
Con estos sencillos pasos podemos estimar de una forma más verosímil la facturación total del ejercicio actual, cada vez más ajustada a medida que transcurre el tiempo. Además, esta estimación cuenta con toda la potencia de analizar en Total, por División de Negocio, Empresa, Canal de Venta…, o de forma entrecruzada o dinámicamente en un único informe. Se trata de un recurso imprescindible para la Gestión de Negocio, ya que lo podemos implementar de forma sencilla en un Power BI o en un Excel que se actualizará de forma automática.