La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero que se emite y se recibe de forma electrónica. La factura electrónica ofrece ventajas como el ahorro de costes, la agilización de los procesos administrativos, la mejora de la seguridad y la trazabilidad, o la contribución al medio ambiente.
En España, la factura electrónica ya es obligatoria desde 2015 para las relaciones comerciales entre las empresas y las administraciones públicas (B2G), pero no lo era para las relaciones entre empresas privadas o entre empresas y autónomos (B2B). Sin embargo, esto va a cambiar a partir de 2023, gracias a la nueva ley de creación y crecimiento de empresas, más conocida como ley “Crea y Crece”.
¿Qué es la ley “Crea y Crece”?
La ley “Crea y Crece” es una norma que tiene como objetivo principal impulsar el crecimiento empresarial en España mediante medidas que favorezcan la digitalización, la innovación, la competitividad y la lucha contra la morosidad. La ley fue aprobada por el Congreso de los Diputados el 15 de septiembre de 2022 y publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022.
Entre las medidas que incluye la ley “Crea y Crece”, destaca la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las operaciones comerciales entre empresas y autónomos en España, con independencia de su tamaño o sector. Esta medida pretende homogeneizar el sistema de facturación en el mercado español, facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y reducir los plazos y los costes de cobro y pago.
¿Cuándo entra en vigor la obligatoriedad de la factura electrónica?
La obligatoriedad de la factura electrónica no entrará en vigor de forma inmediata, sino que se establecen unos plazos para que las empresas puedan adaptarse al nuevo sistema. Estos plazos dependen del volumen de facturación anual de las empresas y son los siguientes:
- Para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros, el plazo es de un año desde la publicación del reglamento técnico que desarrolle los requisitos y las especificaciones de la factura electrónica. Este reglamento se espera que se apruebe antes del 29 de marzo de 2023, por lo que estas empresas tendrían hasta marzo o abril de 2024 para implantar la factura electrónica.
- Para el resto de las empresas, cuya facturación anual sea inferior a los 8 millones de euros, el plazo es de dos años desde la publicación del reglamento técnico. Por tanto, estas empresas tendrían hasta marzo o abril de 2025 para emitir y recibir facturas electrónicas.
¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica?
Una factura electrónica debe cumplir una serie de requisitos legales, técnicos e informativos para ser válida. Estos requisitos aún no están definidos por completo, ya que dependerán del reglamento técnico que se apruebe próximamente. Sin embargo, se pueden anticipar algunos aspectos basados en la experiencia actual con la factura electrónica B2G o con otros países europeos que ya han implantado la factura electrónica B2B.
- La factura electrónica debe estar en formato Facturae (archivo XML), que es el estándar nacional para las facturas electrónicas.
- La factura electrónica debe estar firmada electrónicamente con un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria o con un sello electrónico cualificado emitido por un prestador cualificado.
- La factura electrónica debe enviarse y recibirse a través de los Puntos Generales de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe), que son plataformas habilitadas por las administraciones
- La factura electrónica debe contener los mismos datos que una factura en papel, como el número y la fecha de expedición, los datos del emisor y del receptor, la descripción de los productos o servicios, el importe y el tipo impositivo aplicable, entre otros.
- La factura electrónica debe indicar el destinatario mediante un código identificativo. En el caso de las administraciones públicas, se utiliza el código DIR3. En el caso de las empresas privadas, se utilizará el código DIRe, que es un código que se asigna a cada empresa para que pueda recibir facturas electrónicas a través del FACeB2B.
- La factura electrónica debe conservarse durante el plazo legal establecido (cuatro años) en formato electrónico y garantizando su integridad y autenticidad.
¿Qué ventajas tiene la factura electrónica?
La factura electrónica tiene numerosas ventajas tanto para las empresas como para la administración y la sociedad en general. Algunas de estas ventajas son:
- Ahorro de costes: se estima que una factura electrónica puede suponer un ahorro de hasta el 80% respecto a una factura en papel, al eliminar los gastos de impresión, envío, almacenamiento y gestión.
- Agilización de los procesos: la factura electrónica permite automatizar y simplificar los procesos de emisión, recepción, registro y pago de las facturas, reduciendo los errores humanos y los tiempos de tramitación.
- Mejora de la seguridad y la trazabilidad: la factura electrónica garantiza la integridad y la autenticidad de las facturas mediante la firma electrónica y el uso de plataformas seguras. Además, permite conocer en todo momento el estado y el historial de cada factura.
- Contribución al medio ambiente: la factura electrónica reduce el consumo de papel y los residuos generados por las facturas en papel, contribuyendo a la sostenibilidad ambiental.
- Lucha contra el fraude y la morosidad: la factura electrónica facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias y el control por parte de la administración. Asimismo, ayuda a combatir la morosidad al establecer plazos más cortos y transparentes para el pago de las facturas.
¿Qué desafíos implica la factura electrónica?
La factura electrónica también implica algunos desafíos para las empresas que deben adaptarse al nuevo sistema. Algunos de estos desafíos son:
- Adaptación tecnológica: las empresas deben contar con las herramientas adecuadas para generar, enviar, recibir y conservar las facturas electrónicas. Estas herramientas deben cumplir con los requisitos técnicos y legales que se establezcan en el reglamento técnico. Además, deben garantizar la interoperabilidad con otros sistemas de facturación electrónica.
- Formación del personal: las empresas deben capacitar a su personal para que conozca el funcionamiento y las ventajas de la factura electrónica. También deben resolver las posibles dudas o resistencias que puedan surgir ante el cambio de sistema.
- Cambio cultural: las empresas deben fomentar una cultura digital que favorezca la adopción de la factura electrónica como un elemento positivo para su competitividad y su eficiencia. También deben sensibilizar a sus clientes y proveedores sobre los beneficios de la factura electrónica.
¿Cómo prepararse para la factura electrónica?
Para prepararse para la factura electrónica, las empresas pueden seguir una serie de pasos que les ayuden a realizar una transición exitosa. Estos pasos son:
- Informarse sobre la normativa y los plazos aplicables a su caso concreto.
- Elegir una solución tecnológica adecuada para su tamaño, sector y necesidades. Existen diferentes opciones en el mercado, desde soluciones propias hasta soluciones externas ofrecidas por prestadores cualificados.
- Solicitar un certificado digital o un sello electrónico cualificado para firmar las facturas electrónicas.
- Solicitar un código DIRe para poder recibir facturas electrónicas a través del FACeB2B.
- Adaptar sus procesos internos y externos a la factura electrónica.
- Formar a su personal sobre el uso y las ventajas de la factura electrónica.
- Comunicar a sus clientes y proveedores su intención de emitir o recibir facturas electrónicas.
- Realizar pruebas piloto para verificar el correcto funcionamiento de la factura electrónica.
- Monitorizar y evaluar los resultados de la implantación de la factura electrónica.
Conclusión
La factura electrónica es un sistema de facturación que ofrece numerosas ventajas para las empresas, la administración y la sociedad. Sin embargo, también implica un cambio normativo y tecnológico que requiere una adecuada preparación y adaptación por parte de las empresas. La ley “Crea y Crece” establece la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las operaciones comerciales entre empresas y autónomos en España a partir de 2023, con distintos plazos en función del volumen de facturación. Las empresas deben informarse sobre la normativa y los requisitos aplicables a su caso, elegir una solución tecnológica adecuada, solicitar los certificados y códigos necesarios, adaptar sus procesos, formar a su personal, comunicar a sus clientes y proveedores y realizar pruebas piloto para implantar con éxito la factura electrónica.