En este artículo te presentamos una guía práctica para entender y aplicar las etiquetas financieras en Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations. Veremos para qué sirven, cómo se configuran, dónde se aplican y en qué escenarios reales aportan valor. La idea es que puedas sacar el máximo partido a esta herramienta y mejorar el control y la trazabilidad de tu contabilidad.
¿Qué son las etiquetas financieras y por qué utilizarlas?
Las etiquetas financieras son una funcionalidad que permite añadir hasta 20 campos personalizados a los asientos contables, lo que facilita el seguimiento de información relevante que no encaja en las dimensiones financieras tradicionales o que no se encuentra dentro del módulo de contabilidad general.
Son ideales para registrar datos puntuales y cambiantes, como números de pedido o de factura, nombres de proveedores, referencias de pago o datos importados desde sistemas externos. Estos datos no se almacenan en las tablas de subcuentas ni en las transacciones de cliente o proveedor, sino que se guardan directamente en los registros contables generados, es decir, en los asientos contables. Esto permite obtener información relevante directamente desde la contabilidad general, sin necesidad de navegar por módulos adicionales.
Antes de su aparición, muchas empresas usaban campos como el número de documento o la descripción para registrar esta información, o incluso creaban dimensiones específicas, lo que complicaba la estructura contable. Con las etiquetas, este tipo de necesidades se cubren de forma sencilla, sin afectar al modelo de datos.
Características clave
Antes de utilizar etiquetas financieras, considera lo siguiente:
- Evalúa si la información debe registrarse como dimensión financiera (reutilizable) o como etiqueta (uso puntual).
- Pueden aplicarse en encabezados y líneas de documentos o diarios, pero no como valores predeterminados en datos maestros (ej. clientes o proveedores).
- Se visualizan en columnas separadas, lo que facilita el filtrado.
- No tienen validación de datos, lo que brinda flexibilidad pero exige atención.
- No es posible establecerlas como obligatorias.
- No se pueden eliminar, solo desactivar para dejar de visualizarlas.
- No son compartidas entre entidades jurídicas.
- Se pueden modificar etiquetas financieras de asientos ya registrados.
- El nombre de una etiqueta puede cambiarse, pero no se actualizará en los registros previos.
Cómo configurar etiquetas financieras
Para comenzar a utilizar etiquetas financieras, sigue estos pasos:
- Activación de características: Ya que esta funcionalidad se está actualizando de forma continua, asegúrate de tener habilitadas todas las características relacionadas con etiquetas financieras.
- Definir el separador de etiquetas: En los Parámetros de contabilidad general, especifica el delimitador que se usará entre etiquetas. Evita usar caracteres comunes que puedan aparecer en los nombres de los maestros.
- Crear etiquetas financieras: Accede al formulario Etiquetas financieras y registra las necesarias, asignando un nombre (sin espacios) y el tipo correspondiente. Los tipos disponibles son:
- Lista personalizada: valores definidos manualmente.
- Texto libre: permite ingresar cualquier dato.
- Lista: usa valores ya existentes en el sistema, como números de cliente o proveedor.
Una vez creadas, puedes activar las etiquetas para que estén disponibles al registrar transacciones en el sistema.
Reglas de etiquetas financieras
Desde la versión 10.0.42, es posible crear reglas de etiquetas financieras para informar automáticamente valores en el campo de etiquetas financieras, lo que mejora la coherencia y agilidad del registro contable.
Para poder usar esta funcionalidad debe estar activada la característica Reglas predeterminadas de etiquetas financieras.
Estas reglas se definen en lenguaje Microsoft Power Fx y pueden utilizarse para completar etiquetas financieras tanto de la cuenta principal como de la cuenta de contrapartida.
No es necesario ser un experto en Power Fx el sistema incorpora un generador de reglas que facilita la selección de campos y la creación de condiciones adecuadas de forma intuitiva.
Además, esta herramienta ahora cuenta con la integración de Copilot, que actúa como asistente inteligente en la generación de fórmulas Power Fx, convirtiéndose en un gran aliado para configurar tus reglas de forma rápida y precisa.
Ejemplo de uso:
Un uso común de esta nueva funcionalidad es informar automáticamente el número de factura de compra asociado a un asiento contable. Esto permite revisar y gestionar con mayor precisión las cuentas de gasto, ya que esta información no puede mostrarse como columna estándar en los informes del módulo de Contabilidad general.
Para ello puedes crear una regla que complete automáticamente una etiqueta financiera en la cuenta de contrapartida de los diarios de facturas de proveedor, siempre que dicha cuenta sea de tipo Contabilidad. Por ejemplo, puedes definir una etiqueta llamada «Invoice», de tipo texto libre, y configurar la siguiente fórmula:
Formula: If(doc.OffsetAccountType = LedgerJournalACType.Ledger; doc.Invoice; «No invoice»)
Esta regla copia el número de factura en la etiqueta de contrapartida cuando la línea tiene una cuenta de contrapartida contable, facilitando así la trazabilidad de las transacciones directamente desde la contabilidad.
Limitaciones y consideraciones
Aunque las etiquetas financieras ofrecen grandes ventajas, es importante tener en cuenta algunas limitaciones actuales:
- Disponibilidad limitada de reglas automáticas: Por el momento, las reglas solo se pueden aplicar a determinados tipos de diarios o registros.
- Listas no restringidas: En las etiquetas tipo lista, los usuarios pueden introducir valores libremente, lo que puede generar inconsistencias si no se gestionan adecuadamente.
- No disponibles en Informes financieros: Actualmente, las etiquetas financieras no están disponibles como filtros o columnas en la herramienta de Informes financieros.
A pesar de estas limitaciones, con una correcta implementación y buenas prácticas, las etiquetas financieras están llamadas a convertirse en una herramienta clave para la gestión contable diaria en las organizaciones.
Las etiquetas financieras en Dynamics 365 Finance and Operations son una excelente herramienta para enriquecer los registros contables sin complicar la estructura del sistema. Permiten añadir datos clave que mejoran la trazabilidad, el análisis y la auditoría, adaptándose a las necesidades concretas de cada organización.
Gracias a su configuración flexible y a la posibilidad de automatizar con reglas, se convierten en un recurso poderoso para quienes buscan llevar el control contable un paso más allá.
Si quieres mejorar la calidad de tu información contable y facilitar el análisis financiero, sin duda deberías empezar a usar etiquetas financieras. Y si deseas una demo o quieres conocer más en detalle cómo pueden ayudarte en tu día a día, no dudes en contactarnos.