Por qué decir adiós a Dynamics AX y hola a Dynamics 365 es la opción más inteligente | Hablando con Manel Querol, CTO de Algoritmia

Manel Querol, CTO de Algoritmia

Migrar de Dynamics AX a Dynamics 365 es un proceso que, al igual que cualquier cambio de versión de ERP, se afronta históricamente con reticencia. Sin embargo, el salto a Dynamics 365 es la llave para poner fin a esta animadversión. Lo sabe bien Manel Querol, CTO de Algoritmia, y MVP de Microsoft durante 8 años, cuya dilatada experiencia vamos a aprovechar en este artículo a modo de entrevista.

La primera de sus aportaciones nos desvela el por qué de esta reticencia a los cambios de versión de ERP: “Se debe principalmente al coste que suele suponer en un sistema altamente personalizado”.

Nos cuenta que esto tiene que ver con que las versiones anteriores a Dynamics 365 permitían modificar el código fuente para realizar modificaciones en el comportamiento del ERP para que se ajustase a las necesidades de las empresas. Al intentar aplicar un cambio de versión sobre estos sistemas tan personalizados (y por tanto, cambios en el código fuente original), la empresa se enfrenta a una compleja labor de reconstrucción de las personalizaciones.

“Simplificándolo mucho a un ejemplo quizás algo exagerado, sería como modificar los cimientos y añadir un parking subterráneo a la Sagrada Familia: no es imposible, pero conlleva riesgos”, asegura Querol.

El salto a Dynamics 365, asegura Manel, pone fin para siempre a esta situación:

“Esta vez no se trata tan sólo de actualizar para obtener nuevas funcionalidades: esta vez se trata de actualizar para entrar en otra dinámica de funcionamiento, en un nuevo modelo en el que el usuario ya nunca podrá sentirse desplazado o «descolgado» de la evolución continua del producto”.

 

MOTIVOS PARA DAR EL SALTO A DYNAMICS 365

Según Manel Querol, el principal motivo para dar el salto a Dynamics 365 es el cambio que introduce en materia de personalizaciones:

“En Dynamics 365 no es posible modificar directamente el código fuente de la aplicación estándar, sino que existen otros mecanismos y herramientas que nos permiten añadir nuestras propias extensiones al sistema”.

De este modo se pone fin a los complejos cambios de versión que tenían que afrontar los sistemas muy personalizados: con Dynamics es un proceso más sencillo, se protege la inversión del cliente y garantiza un sistema actualizado, explica Manel. De hecho, las actualizaciones con Dynamics 365 son periódicas y automatizadas: cada mes tenemos una nueva versión con funcionalidades instaladas y listas para comenzar a usarse.

Otra razón de peso para dar el salto a Dynamics 365 es que Microsoft dejará de ofrecer soporte a AX en 2021. Es decir, cuando exista un fallo con el sistema, no se podrá contar con el apoyo de Microsoft para resolverlo. No sólo eso: la garantía de Microsoft, igual que el soporte, también dejará de ser válida.

Mantener Dynamics AX también supondrá no estar al día de las actualizaciones, ya que las nuevas modificaciones se harán directamente en Dynamics 365.

Dynamics 365

VENTAJAS DE DYNAMICS 365

Dynamics 365 es una solución en la nube. Esto permite la reducción de costes en servidores y en empleados dedicados a su mantenimiento, y disminuye el riesgo de pérdida de información a causa de posibles fallas que tenían los servidores propios.

Manel Querol asegura que las ventajas de Dynamics 365 son muchas, y aunque le resulta difícil destacar unas pocas, nos elabora la siguiente lista de las que para él son las principales:

  • SAS (Software as a Service): Nos permite despreocuparnos de los costes de infraestructura, seguridad, comunicaciones, disponibilidad, respaldo, contingencia, etc. El sistema siempre está activo (99,9% de disponibilidad asegurada)
  • Interficie Web: Podemos, por fin, dejar de mantener el parque de ordenadores cliente donde hasta ahora había que instalar, mantener y actualizar el software cliente del ERP. Ahora desde cualquier dispositivo con acceso a internet (Tabletas, ordenadores, teléfonos…) podemos acceder al ERP.
  • Integración: Dynamics 365 se ha lanzado como parte de un amplio ecosistema de aplicaciones en la nube y, como tal, se integra perfectamente con todos y cada uno de los componentes de este ecosistema (Office365, CRM, PowerBI, etc). También dispone un conjunto de herramientas que permiten la integración con aplicaciones y servicios de terceros (desde SalesForce hasta Twitter, pasando por DropBox y muchas otras «Out of the Box», permitiendo incluso ampliar el abanico de integración a cualquier otra aplicación de forma sencilla)
  • Crecimiento: Como ya hemos comentado, Microsoft está continuamente desarrollando nuevos módulos y funcionalidades que nos permiten ampliar la potencia de nuestro ERP. Esto, combinado con el modelo de actualizaciones que nos mantiene siempre en la última versión, nos permite activar aquellas nuevas funcionalidades que deseemos comenzar a usar en cualquier momento.

Además, Manel Querol destaca PowerApps, PowerAutomate, Machine Learning, PowerBI o Dual-Write como algunas de las herramientas o aplicaciones más atractivas de las que dispone Dynamics 365.

 

ME HABÉIS CONVENCIDO, ¿Y AHORA QUÉ?

Hay dos maneras de dar el salto a Dynamics 365 que dependerán de la versión de la solución que se tiene implantada:

  • Actualización: Es la opción más recomendada si tu empresa está usando la última versión disponible de Dynamics AX (AX 2012 R3). Esta opción es más sencilla pero sólo se aconseja para aquellas empresas que tengan un bajo nivel de personalizaciones.
  • Reimplantación: Esta opción se aconseja si se está ejecutando una versión más antigua que AX 2012 R3. En este caso se guardan los datos maestros, pero pasa a utilizarse un sistema nuevo y las personalizaciones se crearán directamente dentro de Dynamics 365. La reimplantación es una oportunidad para empezar de cero y optimizar al máximo las tareas que se van a llevar a cabo en adelante.

 

SALTO A DYNAMICS 365: CASO PRÁCTICO

Le preguntamos a Manel Querol por la experiencia de algún cliente que haya dado el salto recientemente a Dynamics 365. Nos habla de la última reimplantación realizada, en este caso, para una empresa del sector de la fabricación industrial con múltiples sedes alrededor del mundo:

“Estaba usando una versión antigua de ERP, hospedada en sus instalaciones, trabajando mediante VPN intercontinentales, con tecnología anticuada y totalmente fuera del soporte oficial”.

Ahora, nos cuenta, disponen de una solución global para todas sus sedes, accesible desde cualquier lugar del mundo, y está desplegando roll-outs en todas sus filiales: “Su departamento de IT ha conseguido relajar la presión de sus infraestructuras y comunicaciones y los procesos de negocio se han unificado repercutiendo en una mayor agilidad y eficiencia así como en mayor facilidad de análisis de datos consolidados”.

Manel Querol nos hace un último apunte, que, estamos seguros, terminará de convencer a los más escépticos:

“Con Dynamics 365 siempre vamos a estar usando la última versión de la aplicación y nunca más nadie va a quedarse anclado en el pasado usando una versión antigua, desfasada, y fuera de soporte o mantenimiento”.

 

Escrito por Eugenia Basauli

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