Cuando un CRM puede adoptar funciones clásicas de un ERP

¿Sabías que una gran cantidad de empresas aprovechan las funciones de su CRM para que este adopte un papel más cercano al de un ERP básico?

El CRM no deja de ser un gestor de clientes, sin embargo, Dynamics 365 Sales cuenta con grandes capacidades para la creación de facturas y pedidos. Considerando esto, un CRM customizado también puede aportarnos un gran control de stocks y productos, característica propia de los ERP.

¿En qué consiste esta adaptación?

En su versión más estándar, el modelo de Sales cuenta con funcionalidades muy básicas que incluyen desde la generación de pedidos tras ganar una oferta hasta la generación de facturas detalladas. Si hablamos de gestión de stock, contamos con posibilidades como obtener listas de precios y artículos, de productos derivados que son reemplazo de otro… todas estas ventajas han sido aprovechadas por diversos tipos de empresas para “ahorrarse” el costo de un ERP.

En este contexto, es clave la customización de ciertas partes del módulo de ventas para aprovechar cada beneficio al máximo y adaptar su conjunto como si de un pequeño ERP se tratase.

¿Quién puede beneficiarse de esta estrategia?

¿Es una opción válida para todo tipo de empresas? Lo cierto es que no. Utilizar ciertas partes del CRM para llevar a cabo funciones más típicas del ERP es una buena estrategia de negocio siempre y cuando la empresa en cuestión no disponga de un gran catálogo de productos o una logística compleja. Camilo Martínez, nuestro especialista en Dynamics 365 CRM, nos ofrece el siguiente ejemplo:

“Imagina que tu empresa vende suscripciones. Con este tipo de género puedes crear un producto único, ir ganando ofertas y, posteriormente, generar pagos de dichas ofertas. Con el CRM también podrás crear facturas y programar acciones para que sean recurrentes, entre otros beneficios. Todo esto dota al CRM de una versatilidad ideal para llevar a cabo funciones que muchas personas aún creen que solo se pueden realizar con un ERP”.

Ahora bien, es importante recordar que las empresas con un gran cúmulo de productos que requieren de un control de stock detallado pueden obtener mayores beneficios con un ERP como Dynamics365 F&SCM, ya que, en este caso, un CRM resultaría muy limitado para sus necesidades logísticas. Por el contrario, aquellas empresas más pequeñas sin dispersión logística pueden utilizar un CRM para:

  • Controlar stock
  • Actuar como catálogo de productos
  • Generar facturas
  • Crear lista de precios
  • Etc.

Los límites del CRM en este contexto

Como hemos visto, que el CRM sea una opción perfecta para ciertos tipos de empresa no significa que lo pueda todo. Camilo nos cuenta:

“Un CRM no podría hacer, por ejemplo, una conciliación financiera. Puede sacar informes, pero no podría hacer, al menos no de manera nativa, una conciliación financiera”.

Las desventajas del CRM en dicha situación son pocas, pero claras: dependiendo de las necesidades de tu negocio, un CRM podría resultar una herramienta mucho menos flexible y con menos opciones que un ERP. Hablamos, por ejemplo, de limitaciones con tablas, funciones de los productos, gestiones de stock, etc.

No obstante, además de las ventajas mencionadas previamente, cabe tener en cuenta que los módulos de CRM son muy intuitivos; por ello, la usabilidad de esta herramienta respecto a la de un ERP es mucho más sencilla. Al tener una visión 365 de los datos, crear tablas y relacionarlas con clientes, productos y demás es muy fácil desde un CRM.

A partir de estas acciones, se pueden ir añadiendo procesos personalizados; ya sean plugins que lleven a cabo determinadas acciones o aplicaciones de Flow que te ayuden a hacer envíos o interacciones con alguna parte que correspondería a las funciones básicas de un ERP (entregas de logística, pedidos recurrentes…).

¿Quieres saber si los requerimientos planteados por tu empresa podrían hacerse funcionar con la adaptación de un CRM? Si tu empresa no cuenta con una gran dispersión logística y crees que puede beneficiarse de esta estrategia, ponte en contacto con nosotros a través de hello@algoritmia8.com. Nuestro equipo de expertos en CRM te ayudará a evaluar la situación de tu negocio para proponerte las mejores soluciones.