Para el artículo de hoy, nos enfocamos en la DirParty, o Libreta de Direcciones Global, de Dynamics 365 Finance; ¿Qué implicaciones tiene? ¿Cómo podemos sacarle el máximo partido? Empezamos analizando a qué hacen referencia estos conceptos de aplicaciones de finanzas y operaciones:
DirPartyTable, o Libreta de direcciones global, es un repositorio centralizado de datos maestros para almacenar personas y organizaciones que interactúan con una empresa.
¿Qué información se recoge en este repositorio? Podemos encontrar en él desde el nombre, dirección, información de contacto, idioma y libreta de direcciones de cualquier persona u organización.
El concepto «Party»
Cuando utilizamos el concepto «Party» (también llamado «Parte» en español), nos referimos a una persona u organización involucrada en un negocio. Esta persona u organización desempeña un papel en una empresa; puede ser, por ejemplo, un trabajador, un cliente, un proveedor o un contacto… en cualquier caso, este «rol» se basará en el contexto y el propósito de cada caso.
Este modelo se utiliza a menudo para representar relaciones complejas entre organizaciones y personas, especialmente cuando una parte desempeña más de un rol.
¿A qué nos referimos con eso de que una parte puede desempeñar más de un rol? Básicamente, una «Party» puede ser a la vez un cliente y un proveedor, o bien un empleado y un cliente, dependiendo de cada caso. Lo que cabe destacar es que la información de cada Party es compartida entre todos sus Party Roles, por lo que si se modifica, por ejemplo, la dirección de una, afectará a todos los roles de ese registro.
Esto significa que no hará falta que accedamos a la libreta de direcciones global para que el cambio aplique en ambas partes, ya que esta actualización se realizará de forma automática.
¿Cómo funciona?
Bien, ya tenemos claro que la libreta de direcciones global es un directorio de direcciones postales y electrónicas de las organizaciones y personas que participan en un negocio y hemos visto a qué nos referimos cuando hablamos del concepto «Party». En la siguiente ilustración, podemos ver las formas en las que las «Party», los «Party Roles», las ubicaciones y las transacciones interactúan en relación con la libreta de direcciones global.
¿Cómo se crean estos registros?
Los registros pueden crearse de dos maneras diferentes:
- Desde el propio formulario de registro a crear.
- Desde la Libreta de direcciones para, posteriormente, asignar el Party Role.
La primera opción es la más común; es decir, crear el empleado a su formulario, o bien el cliente o proveedor a su formulario de forma directa para añadir los registros dentro de la libreta de direcciones global. Sin embargo, puede darse el caso de que tengamos que crear un registro pero no tengamos claro aún si es de un cliente, proveedor, ambos, etc. En este caso, también podemos dar de alta las «party» desde la propia libreta de direcciones y luego, ahí mismo, ya asignar si es de un tipo u otro. Este último proceso puede llevarse a cabo a través del panel de exploración > Módulos > Administración de la organización > Libreta de direcciones global > Parámetros de libreta de direcciones global.
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