Hace unos días, nuestro consultor de CRM especializado en Dynamics 365, Carlos Sirvent, realizó un Webinar en el que realzaba las posibilidades y ventajas de Dynamics 365 Portals. Debido a la creciente popularidad de estos portales en empresas de todo tipo, hoy profundizaremos un poco más en algunas de sus funcionalidades y beneficios.
Independientemente del sector al que pertenezca tu negocio, los portales web permiten tener una comunicación directa e instantánea con los clientes y con los empleados; por ello, el proceso de mejora de las relaciones empresariales resulta mucho más eficaz y sencillo con una herramienta de apoyo como esta.
El papel de los portales de Power Apps en el ecosistema de Microsoft
Como ya es sabido, las herramientas de Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI y Power Virtual Agents) se relacionan entre ellas en el ecosistema de Microsoft para ofrecer la posibilidad de crear soluciones, hacer análisis y automatizar procesos de negocio dentro de una empresa.
Centrándonos más concretamente en los portales de Power Apps (también llamados Dynamics 365 Portals), encontramos que son la solución flexible ideal para crear páginas web donde los usuarios puedan acceder a funciones e información de su empresa; todo sin la necesidad de tener grandes conocimientos de código. Son sitios web externos a la organización pero que están integrados por defecto en Dynamics 365, por lo que permite que usuarios tanto internos como externos de una compañía accedan a gran variedad de elementos de D365.
Una misma empresa puede tener más de un portal a la vez; por ejemplo, uno para clientes B2C, otro para partners B2B y otro para empleados. En cada uno de estos portales podríamos tener también usuarios con diferentes roles, por lo que dos usuarios podrían hacer diferentes acciones dentro de un portal.
Tipos de plantillas de portales
Es imprescindible escoger bien entre los 5 tipos de plantillas que se ofrecen, pues estas serán la base del portal que vamos a configurar:
- Portal de autoservicio de clientes: enfocado a la gestión de sus datos, pedidos, facturas, creación de incidencias, etc.
- Portal del partner: orientado al negocio B2B.
- Portal de autoservicio de empleado: para la gestión de horas, control de vacaciones, etc.
- Portal de la comunidad: un espacio enfocado a foros, cuyo objetivo principal es compartir conocimiento a partir de artículos, etc.
- Portal a medida: se trata de un portal en blanco que cuenta con 4 funciones básicas de edición del perfil del usuario que se podrán desarrollar de manera personalizada.
Para hacer la demostración del funcionamiento de estos portales, escogemos la plantilla de autoservicio del cliente.
Entrando de forma anónima, podemos observar una opción de catálogo. Aquí es donde accedemos a información del CRM de nuestra empresa (donde se incluyen, por ejemplo, listas de productos y detalles de estos). También encontramos un buscador donde podemos filtrar los resultados de manera estándar y varias opciones de menú relacionadas con el soporte; en ellas encontramos, por ejemplo, una biblioteca con artículos de interés o un foro con diferentes discusiones abiertas con la finalidad de resolver dudas.
Al iniciar sesión, no solo podemos ver la información de la que hablábamos previamente con mayor detalle, sino que también podemos editarla, expandirla o cancelarla; información de pedidos, facturas o administración de incidencias, entre otras. A través de esta página de incidencias podríamos, por ejemplo, modificar los casos que tenemos en el CRM e incluso lanzar nuevos flujos de negocio, como pueden ser el envío de un email o la creación de una tarea en dicha aplicación.
Otros beneficios de los portales de Power Apps
Ya hemos visto que la integración entre estas aplicaciones y Dynamics 365 es clave para que todo tipo de usuarios tengan acceso a una misma información. Pero ¿qué comporta esta accesibilidad?
- Disminución de costos. Al poder crear fácilmente páginas personalizadas sin necesidad de tener grandes conocimientos de programación, los Power Apps portals son una gran opción para disminuir notablemente costos de desarrollo.
- Máxima seguridad. Cada una de las aplicaciones que se crean con estos portales quedan vinculadas al Active Directory de Microsof. Este se encarga de autenticar y aplicar las respectivas políticas de seguridad a los usuarios y dispositivos, protegiendo así todos los datos de una empresa.
- Diseño responsive. La integración total del diseño responsive de esta plataforma con D365 permite a los usuarios interactuar con los datos de diferentes aplicaciones estén donde estén, independientemente del sistema operativo y/o el dispositivo que usen. Además, cabe añadir que estos portales pueden enriquecerse con formularios, gráficos interactivos, listas, etc. para añadir valor a la comunicación con otros usuarios.
- Multi-idioma. Con una simple configuración, se puede activar la opción multi-idioma para que cada usuario navegue por la plataforma y acceda a la información con su idioma de preferencia.
- Power Virtual Agent. Con la integración de estos bots que ofrece Microsoft se puede configurar un espacio de chat para ayudar a los usuarios a encontrar cierta información. Con esta configuración se puede hacer, por ejemplo, que ante determinadas preguntas o palabras clave el chatbot aporte la información pertinente guardada tanto en el CRM como en algún sistema externo.