Para el artículo de hoy, Miguel Ángel Segura, Dynamics 365 Finance Team Leader en Algoritmia, nos explica algunos beneficios sobre la Factura Electrónica (Factura-e) para tu empresa y cómo esta se configura dentro de Dynamics 365 F&SCM.
Si bien este servicio se ha transformado bastante desde su versión en AX 2012, Miguel Ángel nos asegura que su configuración es muy rápida e intuitiva. ¡Empecemos!
¿Qué es la factura electrónica y qué beneficios puede aportar a tu negocio?
La factura electrónica no es más que un documento de ámbito comercial y fiscal mediante el cual se justifica una venta o una prestación de servicios. La Factura-e, no obstante, debe cumplir con unos requisitos para garantizar su autenticidad e integridad.
Cuando hablamos de garantizar la autenticidad, nos cuenta Miguel Ángel, nos referimos a que aquello que se envía como documento electrónico tiene que ser verificable mediante, por ejemplo, la firma electrónica. Además, y como es lógico, la factura electrónica tiene los mismos efectos legales y fiscales que la factura de papel tradicional.
La facturación electrónica conlleva grandes beneficios como:
- Adopción rápida y sencilla de los requisitos específicos de cada país o región.
- Reducción de los tiempos de tramitación.
- Minimización de los errores humanos.
- Implementaciones estandarizadas de una solución de facturación electrónica.
- Trazabilidad mejorada del historial de documentos.
- Configuraciones fácilmente ajustables que no requieren cambios de código.
- Mejora del servicio al cliente.
- Contribuir significativamente al avance tecnológico de la economía.
Cobertura en D365F&SCM
¿Qué nos cubre el estándar sin ninguna modificación? Nos provee de un formato con la última versión actualizada (la v.3.2.1 actualmente). También con la generación del fichero en formato XML, una firma electrónica mediante certificado digital y facturas y abonos (facturas rectificativas) desde los módulos de Clientes y Gestión de Proyectos y Contabilidad.
Configuraciones
Como nos recuerda Miguel Ángel:
Se trata de una configuración muy sencilla y bien detallada por Microsoft, por lo que la puesta en marcha no te tomará más de unos minutos.
Primeramente, nos dirigiremos a Administración de la organización y, a continuación, en Informes electrónicos. Una vez en el repositorio global, buscaremos la opción Sales Invoice, en este caso la versión española. Para instalarla, será cuestión de ponernos encima de la última versión disponible y darle a ‘importar’. Esto nos dará la cobertura para todas las facturas que hagamos desde el módulo de cliente.
Para la parte de Project, que ya sabemos que está separada, tendremos que hacer lo mismo; escribir Project Invoice en el buscador y descargar la última versión en español.
Una vez hechas estas dos descargas, tendremos que ir al Apartado de Clientes dentro de la lista de Módulos. Nos dirigiremos a la Lista de parámetros de clientes y nos enfocaremos en la opción de Documentos Electrónicos. En el apartado Factura de servicios y ventas desplegaremos las opciones y escogeremos el formato descargado. Haremos lo mismo con las facturas rectificativas, para la factura de proyecto y para los abonos de facturas de proyecto.
Faltarán solamente los Parámetros de facturas electrónicas y Certificados para firma electrónica. Vamos a la primera opción primero, donde podremos seleccionar si a la hora de trabajar con la facturación electrónica esta será obligatoria u opcional. Si es obligatoria, automáticamente el programa la firmará cuando la genere.
En esta pantalla también podremos establecer quién es el firmante de la generación de facturas; tenemos la posibilidad de seleccionar el emisor de la factura (empresa), el destinatario de la factura electrónica (el cliente receptor) o bien terceros. Si seleccionamos esta última opción, el sistema nos desplegará toda la tabla de usuarios dentro de los cuales escoger.
Solo nos faltará dirigirnos al certificado para la firma, donde como ya hemos visto podríamos seleccionar entre Emisor, Destinatario o Por Terceros. Si escogemos esta última opción, tendremos que seleccionar a la persona en cuestión que queremos que aparezca como firmante de la factura electrónica. Entonces, lo que hará el sistema será ir al repositorio de certificados, buscar el que está asociado con el usuario escogido y firmarlo.
Ya tenemos los informes descargados, los vinculados y la configuración de la factura electrónica, con lo que solo faltará analizar qué hay que hacer en las fichas de clientes para poder usarlo. El recorrido es el siguiente: Clientes > Todos los clientes > Factura y Entrega. En esta última opción encontraremos 3 checks que determinarán si queremos trabajar con la factura electrónica en el caso del cliente en cuestión, si queremos que al generarse un proceso de facturación se haga la factura electrónica y si al generarse la factura, a parte de generarse el registro en la pantalla de gestión de las facturas electrónicas, queremos que aparezca también el fichero.
¿Dónde se gestiona todo esto? Encontramos las facturas recogidas en esta pantalla de gestión específica, donde más tarde se podrán exportar, crear el XML, la firma, etc. Esta pantalla está tanto en el área de clientes como en la de gestión de proyectos.
Si no tienes claro cómo hacer algún proceso o quieres más información sobre cómo llevar a cabo la facturación electrónica en tu negocio, ponte en contacto con nuestro equipo de expertos en Dynamics 365 F&SCM. Puedes escribirnos al correo hello@algoritmia8.com o bien llamarnos al (+34) 93 786 87 77.