¿Te gustaría tener Power BI «integrado» en Dynamics 365, SharePoint y Teams? Una de las características que integra este herramienta, pasa por poder incrustar informes. Puede parecer una funcionalidad demasiado simple, claro que, digamos que no es tan trivial como parece. De hecho, Microsoft dispone de una tecnología para ello: «Power BI Embedded«.
Power BI en Dynamics 365, SharePoint y Teams: ¿cómo?
Antes de continuar, ¿qué es «Power BI Embedded»? Este concepto aborda distintos significados. Concretamente los siguientes:
- Es un servicio de Power BI de Azure que permite a los usuarios no autenticados ver un informe Power BI de manera pública.
- Hay APIS integradas que hacen que las aplicaciones puedan mostrar un informe que hace referencia a Power Bi en el momento en el que los usuarios entran en Azure Active Directory y se autentifican. La API integrada es lo que los usuarios utilizaz en su mayoría para recuperar estos informes dentro de otras aplicaciones. Por ejemplo: SharePoint.
- Por medio de un IFrame integrado de PowerBI.com se puede añadir el botón de insertar en los informes, para que se pueda ver en cualquier sitio en el que esté un control iFrame (HTML). En el caso de usar iFrames, el usuario se necesita autenticar de nuevo en Power BI. Desde aquí se pueden enviar filtros como: URL ? Filter = Tabla / Campo eq ‘ valor ‘ .
- A través de PowerBI.com Embedded Deep Link, una URL puede enviar a un usuario de vuelta a PowerBI.
- Se pueden instalar instantáneas de los informes de Power BI en emails. Es una captura de pantalla por correo de un informe con su enlace.
- Power Automate envía capturas de pantalla de los informes a destinos compatibles. Se habilitan opciones para exportar el informe Power BI a un archivo.
¿Cómo es el servicio integrado?
El Power BI integrado es el que cualquier persona puede ver, sin licencia ni autenticación. Solo necesita el servicio Power BI Embedded. Por tanto, no requiere de licencias/usuario, sino que permite implementarse en apps IVS o sitios públicos. Los demás sí.
En Dynamics 365, SharePoint y Teams
En el caso de Finance and Operations, se emplean opciones de «incrustar» un tanto diferentes. F&O tiene espacios de trabajo analíticos y cualquier usuario puede acceder a los informes. Pero tiene requisitos a cumplir. De hecho, es una herramienta de informes integrada, más que un Power BI gratis.
Si bien es cierto que los informes se pueden llegar a reemplazar con un informe de Power BI. De hecho, los usuarios pueden eprsonalizar el espacio de trabajo y extraer contenido de PowerBI vía API, co personalizaciones mediante una configuración única y clave en Azure.
Un informe de API integrado no es tan simple como Teams o SharePoint. Se puede escribir código personalizado y llamar a la API de Power BI Embedded, para lo que hace falta definir la ubicación del informe.
Mientras que, en las apps absadas en modelos como Dynamics 365 CE y Power Apps, se puede personalizar la experiencia añadiendo paneles y mosaicos de Power BI. Por medio de la API integrada se pueden incrustar informes, lo que requiere de la edición del archivo XML del formulario. Para ello existe la herramienta XRM Toolbox, que lo facilita.
Pero hay que reconocer que la edición de XML resulta compleja. Por ello muchos optan por el iFrame integrado, que es más simple. Lo único, requiere de doble inicio de sesión. Pero no podemos olvidar que no admiten el filtrado contextual, por lo que lo mejor pasa por navegar en PowerBI o usar Power BI Deep Link.
Dynamics 365 permite informes de API integrados
En el caso de Dynamics 365, sí que permite informes integrados vía API. De hecho, tiene 2 maneras de acceder a este contenido. Se comunica con los informes que están en el workplace o espacio de trabajo, pudiendo recuperar y cargar informes. Pero no es para implementar informes (porque hay maneras mejores).
Mientras que, también se puede comunicar con los informes compartidos a través de un área de trabajo de Power BI. Unos informes compartidos que se deben de implementar en un espacio donde se haya publicado una app. No es necesario que pertenezcan a ella, pero sí debe existir para verlos.
Conclusión
No cabe duda de que estamos ante una característica buena. De hecho, teniendo en cuenta la importancia de los datos en la actualidad, es fundamental que tengamos estos análisis y que sea fácil acceder a ellos. Por lo que, estos informes integrados deben estar dentro del proceso empresarial.
También hay que tener en cuenta que esto nos sirve hoy, pero las apps se actualizan y cambian. Por eso es importante estar al día con las herramientas analíticas, como también es interesante llevar a los usuarios a PowerBI para que lo hagan todo allí. Porque claro que se puede incrustar, pero igual puede ser mejor realizar los procesos analíticos desde dentro de PowerBI y acceder a todo ello desde ahí.
No obstante, ahora que conoces el potencial de Embedded Power BI, no dudes en darle una oportunidad. ¿Y si te echamos una mano?