Nuestro experto en Business Intelligence, Ignacio Cabrero, nos ayuda a entender con un ejercicio muy sencillo la relación entre Excel y Power BI. ¿Son realmente enemigas estas dos herramientas? ¿Es posible aprovechar los beneficios de ambas soluciones a la vez? Si aún te encuentras en la dicotomía de elegir entre las ventajas de una o de otra, este Tips&Tricks es ideal para ti.
Power BI o Excel… el dilema interminable
Antes de la aparición de Power BI los analistas de datos tendían a utilizar Excel para todo; sin embargo, Excel no es una base de datos y nunca lo fue, motivo por el cual, con el tiempo, se fueron acentuando las deficiencias de esta herramienta. El problema principal de Excel, como bien sabrán los data analyst que nos estén leyendo, es que la solución deja de funcionar con el rendimiento necesario cuando intentamos manejar grandes cantidades de datos. Para remediar este problema entre los profesionales del sector apareció Power BI.
Sin embargo, el paso de una herramienta a otra no fue nada sencillo; de hecho, aún existen quienes hoy en día que se niegan a ver los beneficios de Power BI y prefieren seguir apostando por Excel, aunque esta, objetivamente, no sea la mejor solución para hacer analítica. La familiaridad del programa y su facilidad de uso son algunos de los motivos por los cuales muchos usuarios aún no se atreven a sustituirlo por Power BI.
¿Cuál es la mejor herramienta para el tratamiento de datos?
Excel cuenta con un formato claro y sencillo de entender que nos permite hacer formularios, simulaciones, crear cuadros de mando, etc. Sin embargo, esta herramienta trae muchos problemas a la hora de tratar los datos.
Power BI, por otro lado, tiene como finalidad suministrar la información relevante al usuario en el sitio adecuado y en el momento adecuado.
Con Power BI el objetivo es ofrecer los KPIs necesarios, así como líneas de tendencias y elementos comparativos para que cada usuario pueda tomar decisiones de negocio acertadas basadas en datos analizados a tiempo real. No hablamos tanto de analizar datos sino de analizar los patrones de comportamiento que nos desvelan unos resultados y establecer nuevas soluciones pensadas para cada negocio.
En este sentido, otra de las grandes ventajas de Power BI es que dispone de más de 300 conexiones a fuentes de datos diferentes; si unimos esta ventaja a nuestro ERP directamente, podemos estructurar y presentar los datos de forma coherente para alinearlos a nuestras necesidades de negocio. El hecho de que este servicio funcione en la nube también es clave para poder acceder a dichos datos e informes desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, estés donde estés.
¿Cómo puedo obtener lo mejor de cada solución?
Para sacar lo mejor de cada herramienta, Ignacio nos propone el siguiente ejemplo:
- Una vez abierto Power BI Desktop, nos conectamos a nuestra base de datos y traemos la tabla de pedidos, la de productos, la de regiones y la de categoría de productos. Además, hemos establecido las relaciones entre ellas.
2. Si nos dirigimos a tablas, podemos ver nuestros pedidos claramente e incluso incluir nuevas columnas calculadas dependiendo de lo que necesitemos. Si quisiéramos visualizar, por ejemplo, el importe total de cada pedido, lo haríamos con la siguiente fórmula:
3. Puedes formatear los resultados como quieras y trabajar con ellos para, posteriormente, crear un informe según tus necesidades. En el siguiente ejemplo hemos incluido selectores de territorios, meses y años, así como KPIs relacionados con las unidades de producto vendidas y el importe.
4. Tras desarrollar este clásico cuadro de mandos, procedemos a subir el informe a la nube para ‘powerbizarlo’ y aprovechar las grandes ventajas del cloud. Seleccionamos en qué área de nuestra cuenta deseamos guardar el informe (en nuestro caso hemos seleccionado demo) y una vez listo, podemos abrirlo en nuestro entorno de trabajo y visualizar el informe en Power BI Services. Este análisis tiene la opción de programar actualizaciones para que automáticamente vaya actualizando los datos que selecciones.
5. Desde el área de demos donde hemos guardado el informe seleccionamos los tres puntos y ‘Analizar en Excel’. Lo guardamos y, posteriormente, lo abrimos. A la derecha veremos todo el modelo de datos que teníamos en Power BI; la tabla pedidos, medidas, regiones, productos… ten en cuenta que cuando hacemos esta conexión solo podemos utilizar medidas. Después, podremos ir arrastrando los valores del informe con los que queramos trabajar.
6. Al conectarlo a la nube con datos actualizados, ya no tengo esa limitación de volumen propia de las hojas de cálculo. Igual que podemos hacer la conexión de Power BI a Excel y bajarnos el Excel, también podemos hacerlo al revés. Para ello, solo tendrás que dirigirte a Obtener Datos > De Power BI. A la derecha ya te aparecerán todos los informes de tu cuenta para poder conectarte a cualquiera de ellos.
En resumen; la colaboración perfecta se da cuando ‘powerbizamos’ nuestros datos para realizar el análisis.
Con este truco, seguimos teniendo la libertad de Excel para utilizar los datos como queramos a la vez que disponemos del modelo de datos de Power BI en su versión más eficiente, sin un límite de columnas y con la ventaja de la actualización automática. Posteriormente, podemos seguir trabajando con la tabla en Excel a modo de resumen en caso de que así lo desees.
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